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Approval Workflow
Revisar y aprobar las publicaciones en Redes Sociales para Mention Publish
Revisar y aprobar las publicaciones en Redes Sociales para Mention Publish

Aprenda a activar y gestionar los miembros de tu equipo mediante el Approval Workflow

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Escrito por Rodrigo Araujo
Actualizado hace más de una semana

El Approval Workflow le permite implementar un proceso de revisión dentro de tu herramienta de Publish. Una vez activado, el Approval Workflow le permitirá aprobar o denegar el contenido antes de que se programe oficialmente en el Calendario de Publish.

El Approval Workflow es una función de colaboración que puede activar en tu cuenta en cualquier momento a través de el area de Configuración. Una vez activado, puedes utilizar el Workflow para:

  • Comprobar si hay errores en la publicación como faltas de ortografía, enlaces rotos o adjuntos multimedia incorrectos.

  • Proporcionar comentarios constructivos a tus colegas sugiriendo ediciones en la publicación.

  • Asegurarse de que las directrices y el tono de voz de tu marca son coherentes.

En este artículo, repasaremos el método para activar/reaccionar su flujo de trabajo, cómo gestionar los roles del equipo y cómo aprobar o rechazar el contenido.


Activar / Desactivar el Approval Workflow

El Approval Workflow puede ser activado y desactivado en cualquier momento por los administradores de Mention. Hay dos áreas de la plataforma de Mention que puede utilizar para acceder al flujo de trabajo:

Pestaña del Workflow en Publish:

En Publish, puede hacer clic en la pestaña Approval Workflow que aparece en tu página. Si no has activado el workflow, aparecerá un botón y podrás hacer clic en él para empezar a acceder a la función en tu cuenta.

❗Tenga en cuenta que este método sólo aparecerá si nunca ha activado el workflow. Sólo puede utilizar este método para activar el workflow. Para desactivarlo, consulte los pasos siguientes.

Configuración de la Cuenta:

La segunda área que puede utilizar para activar, desactivar y gestionar el workflow es la Configuración de tu cuenta de Mention. Siga estos pasos:

  1. Vaya a la página de Configuración de la cuenta haciendo clic en el icono de su perfil en la parte inferior de tu barra de navegación.

  2. Haga clic en la pestaña Publish que aparece en Configuración.

  3. Aquí puedes activar o desactivar tu workflow en cualquier momento.

Una vez activado, los administradores del equipo aparecerán como Moderadores y los usuarios aparecerán como Creadores. Puedes cambiar los roles de los miembros de tu equipo en cualquier momento a través de esta página de Configuración.

❗Los Invitados no tendrán un rol en el workflow. Si desea cambiar el rol de sus Invitados, por favor vaya a Configuración de la cuenta.


Roles de Equipo en el Workflow

El workflow ofrece actualmente dos roles: Creador y Moderador. Estos roles limitarán los permisos para usuarios específicos en tu herramienta de Publish. Repasaremos los permisos a continuación y puede gestionar estos permisos en cualquier momento a través de la Configuración de la cuenta:

Roles del Creador:

Los Creadores tienen la capacidad de crear y editar contenido que no está publicado o programado en el Calendario de Publish. Cuando crean una publicación, pueden guardarla como Borrador y solicitar la aprobación de su Moderador. Estos son los permisos de acceso específicos de los Creadores:

  • Crear publicaciones en redes sociales en el Compositor

  • Solicitar la aprobación de la publicación en las redes sociales

  • Editar publicaciones - si la publicación está en la carpeta Borrador o En Revisión

  • Eliminar publicaciones - Si la publicación está en la carpeta Borrador

Funciones de los Moderadores:

Los Moderadores tienen libre acceso para programar publicaciones en el Calendario de Publish. Tienen la opción de solicitar la aprobación de otros Moderadores o simplemente programar publicaciones en el Calendario sin aprobación. Los moderadores pueden aprobar o rechazar las publicaciones realizadas por los Creadores de la cuenta. Estos son los permisos de acceso específicos de los Moderadores:

  • Crear contenido en Publish

  • Solicitar la aprobación de la publicación en las redes sociales a otros Moderadores

  • Aprobar publicaciones para el Calendario de Contenidos

  • Programar publicaciones en el Calendario de Contenidos sin necesidad de aprobación

  • Compartir un comentario al rechazar una publicación

  • Editar cualquier publicación en Publicar

  • Suprimir publicaciones en el momento de la publicación


Diseño del Approval Workflow

Una vez activado, aparecerá una nueva pestaña en tu página de Publish. Diríjase a tu herramienta de Publish y encontrará el workflow en la tercera pestaña.

El workflow se divide en dos secciones:

En Revisión :

  • Creadores : ver, editar o borrar cualquier mensaje que aparezca en esta lista.

    • Los creadores no pueden aprobar nada de esta sección.

  • Moderadores: ver, editar, borrar cualquier mensaje que aparezca en esta lista.

    • La pestaña "En revisión" mostrará todos los mensajes que están esperando la aprobación de los Moderadores. Los Moderadores pueden abrir los mensajes y aprobarlos o rechazarlos en cualquier momento.

Rechazado :

  • Los mensajes que no son aprobados por los Moderadores aparecerán en esta sección.

  • Los creadores pueden ver los mensajes rechazados y ver los comentarios compartidos por tus moderadores. Los creadores pueden modificar sus posts en cualquier momento y volver a enviarlos para su aprobación.

💡 Consejo: Ajusta la vista de las publicaciones

En la parte derecha de la página, puedes hacer clic en la pestaña "Ordenar por" y se abrirá un menú desplegable. Puedes ordenar la pestaña en la que te encuentras a través de diferentes vistas de lista.

Junto a esta sección, encontrarás la pestaña "Filtros", donde puedes filtrar por cuentas de redes sociales específicas. Esto será útil si tu equipo tiene una gran lista de publicaciones que están en Borrador o En Revisión.


Enviar una publicación para su aprobación (Creador)

Los miembros del equipo de tu cuenta de Mention que figuren como Creadores podrán curar sus publicaciones directamente en el Calendario de Contenidos o en la sección Borrador de Publish.

→ Para crear contenido en el Calendario, dirígete a este artículo.

Cuando el Approval Workflow está activado, los Creadores tendrán que enviar su post a la pestaña Borrador en Publicar para solicitar la aprobación de los Moderadores. Para solicitar la aprobación de tus publicaciones, siga estos pasos:

  1. Cree su contenido con el botón Redactar Nueva Publicación o directamente en el Calendario de Contenidos. Una vez que el post esté listo, guárdalo como Borrador.

  2. En la sección Borrador de Publish, haz clic en el post para abrir un panel lateral.

  3. Realiza las revisiones finales de tu post y asegúrate de añadir una hora programada. Una vez que todo se vea bien, haz clic en el botón "Enviar a aprobación".

¡Ya está todo listo! Tus moderadores recibirán una notificación por correo electrónico sobre la solicitud de aprobación. Mientras tu post está en aprobación, tienes la opción de editar el post o borrarlo antes de que sea revisado por un Moderador.

❗Como creador, es posible que veas el botón de Programación en tu Compositor junto a "Borrador". Sin embargo, si haces clic en él, no ocurrirá nada, ya que no tienes permiso para programar inmediatamente las publicaciones.

Publicación aprobada:

Si tu publicación es aprobada, aparecerá en el Calendario y se le notificará por correo electrónico la aprobación. Una vez que la publicación esté en el Calendario, se publicará automáticamente en la plataforma de medios sociales a la hora designada.

Publicación rechazada:

Si tu publicación es rechazada, aparecerá en la pestaña Rechazada en el workflow. Si hace clic en la publicación, podrá ver el comentario que ha dejado el moderador. Tienes la opción de ajustar la publicación en las redes sociales teniendo en cuenta los comentarios y volver a enviar la publicación para aprobación de nuevo.

💡Consejo: Si eres un Moderador, también puedes solicitar la aprobación de tus publicaciones en cualquier momento. Usted puede simplemente seguir los mismos pasos enumerados anteriormente en caso de que también desea un segundo par de ojos en el contenido que está trabajando.


Aprobar o Rechazar una Publicación (Moderador)

Como Moderador, tienes la capacidad de aprobar o rechazar cualquier publicación que esté en Revisión. Cuando un creador envía una publicación para aprobación, los moderadores recibirán una notificación por correo electrónico y la publicación aparecerá en la pestaña "En revisión".

Para revisar un mensaje específico, haz clic en él para abrir el panel lateral donde verás el mensaje y la opción de aprobarlo o rechazarlo.

Después de la aprobación:

Si está conforme con la publicación curada, puede hacer clic en el botón Aprobar en la parte inferior del panel. Una vez aprobada, la publicación aparecerá en su Calendario.

Como moderador, tienes la opción de editar o eliminar la publicación en cualquier momento cuando esté en el calendario.

Rechazar una publicación:

Si el post curado necesita ser modificado, puedes hacer clic en Denegar. Aparecerá un nuevo panel con la opción de dejarle al creador un comentario para que le dé su opinión.

A partir de ahí, tu creador recibirá una notificación. Los creadores pueden reajustar la publicación y volver a enviarla para recibir comentarios hasta que esté lista para ser publicada en el calendario.


Tu Approval Workflow ya está configurado. Si tienes alguna pregunta sobre el uso del flujo de trabajo, no dudes en ponerte en contacto con el equipo de soporte de Mention.

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